Någon måste äga Microsoft 365, inte bara hålla lampan tänd
Det är igång. Användarna har mailboxar, det finns en hel del säkerhet och licenserna är på plats. Ändå verkar alla frustrerade. Så fort ni försöker göra något blir det tvärstopp någon annanstans — ett steg fram och två tillbaka, medan plattformen lever sitt eget liv. Det som saknas är någon som äger helheten: vem som beslutar vad, vilka regler som gäller, och vad som händer när de inte följs.
Så här ser vardagen ut i dag
IT-policyn täcker inte allt. Den har med en del om datorn, mobilen och mailen. Sedan blir det lite mer High Chaparral.
Vanliga misstag i den digitala arbetsplatsenVi har massor av Teams, men ingen är där. Det skapas mer än det raderas och ingen vet var de ska jobba. Ingen vågar radera, för man vet aldrig.
Från kaos till klarhet i Microsoft TeamsDokument. Överallt. I Teams-kanaler, i chattar, i folks OneDrive, på skrivbord, i mailen. En del på filservern också. Så fort någon försöker göra något är det någon som skriker.
Oordnade dokument överalltUtbildning, när det kommer så mycket funktioner? Vi hinner inte utbilda, vi rullar ut mer säkerhet, fler funktioner, fler licenser. Och sedan används det inte.
Det är viktigt, men vi hinner inte just nuOch du blir inkallad när det gått fel, aldrig när besluten fattas.
Vad är ett Center of Excellence?
Juristen hör hemma i gruppen.
Hos oss hette den Governancegruppen tills vi bytte namn. Här står varför.
Det här är inget IT-projekt
Den digitala arbetsplatsen är verksamhetsutveckling. Vi hjälper er förstå var ni står, vilka gap ni har, vad målet faktiskt ser ut som och hur ni tar er dit. Det handlar om att etablera en förvaltning med lika mycket teknik som människor som verksamhet.
Center of Excellence
Ni äger ramarna: strukturen, besluten och vad som gäller.
Modern Leader
Cheferna får ledarskapet i det digitala och slipper uppfinna sitt eget system.
Modern Coworker
Medarbetarna får hantverket, i en vardag som redan hänger ihop.
Era chefer kommer bara så långt som ni krattat för. Så länge strukturen, behörigheterna och besluten sitter löst blir varje chef som vill leda digitalt tvungen att uppfinna sitt eget system, och då får ni fjorton olika. Därför finns tre nivåer och inte tre paket. Ni behöver alla tre. Det här är er ingång om ni börjar med ägarskapet.
Införandet blev klart – förvaltningen kom aldrig · Hur hänger allt ihop i den digitala arbetsplatsen?
Det första ni får är en mätning
Verksamheten har en mognadsnivå, och den är det första modellen ger er. Sedan går det att se var i huset det skaver mest, för nivån är sällan densamma i ekonomi som i produktion.
De flesta vi möter ligger ett steg under där de tror. Reglerna finns nedskrivna, och det räknas som ordning. Skillnaden mellan att ha skrivit något och att styra efter det är inte om regeln är formulerad. Den är om något händer när den inte följs.
Skillnaden är djupet, och vem ni kan fråga
En medarbetare kommer långt med en sökmotor och lite tid. En ledare likaså, plus ett par böcker. Men en lagringsstrategi som håller, en informationsarkitektur ni kan leva med i tio år, verktygen för att faktiskt sätta strukturen — det googlar man inte fram. Det kräver någon som gjort det förut, och tas det in utifrån kostar det därefter.
Ni får den experten, och ni får fråga. Inte en gång i ett projekt, utan när frågan dyker upp.
De fyra delarna som alla nivåer har, i CoE-djup
Akademin
Korta utbildningar för olika roller, inte en kurs för alla. Grundkurserna uppdateras löpande, till skillnad från gratismaterialet som ligger kvar oavsett vad Microsoft gjort sedan dess.
Biblioteket
Guider och koncept framtagna för riktiga verksamheter och testade där. Ni får inte lära er tekniken hos oss, ni får lära er hur arbetet sköts med den.
Nyhetsbevakningen
När Microsoft ändrar något får ni veta vad det betyder för just er, utan fikonspråk, och vad ni behöver ta ställning till.
Gemenskapen
Andra som sitter i samma stol som ni. Det är den delen ni har minst av i dag — en tjänsteägare har sällan någon på jobbet att bolla ägarskapsfrågor med.
Och det som är ert eget
Governancegruppen
En grupp som faktiskt beslutar något, och beslut som överlever att den som drev frågan byter jobb.
Strukturen
Teams, SharePoint och OneDrive satta med avsikt, innan de sätter sig själva.
Behörigheterna
Ni vet vem som når vad, i stället för att gissa och hoppas.
Vägen ut i verksamheten
Hur ni får med er organisationen: vad ni tar först, hur ni förklarar det för dem det berör, och hur ni bygger upp folk i stället för att köra över dem.
Lite bättre hela tiden. Inte riva och bygga om.
Ni har förmodligen varit med om ett systembyte. Allt ska stå still, allt ska göras om, och när röken lagt sig är halva organisationen trött på hela frågan.
Digital mognad fungerar inte så, och den ska inte göra det. Den höjs genom att något blir lite bättre, om och om igen, i en takt verksamheten orkar med. Ingen omorganisation, inget omtag, ingen som bränner ut sig på ett projekt.
Det svåra är sällan att sätta upp något. Det svåra är att få verksamheten att göra rätt saker, i rätt ordning, vid en tidpunkt då de faktiskt orkar. Det är där ni får mest stöd av oss.
Har ni nått målet?
- Vi har en governancegrupp med lösningar som hänger ihop och en plan för framtiden.
- Vi har kontroll över våra dokument, och oroar oss inte för att läcka känsligheter eller spara saker för länge.
- Våra medarbetare och chefer kan använda verktygen.
- Vi har gemensamma moderna arbetssätt.
- Vi kommer inte ens ihåg när vi senast hade en brandsläckning.
Frågor du (eller din chef) ställer
Vad är ett Center of Excellence?
Gruppen som kan lösa utmaningarna i den digitala arbetsplatsen. De som beslutar om policyer, budget, handlingsplan, inställningar och säkerhet. Juristen hör hemma i gruppen. Hos oss hette den Governancegruppen tills vi bytte namn.
Vi har en IT-avdelning.
De är oftast de första att nicka när vi säger att det inte är ett IT-projekt. De hanterar infrastruktur, enheter och inställningar, och gör det bra. Vad som ska gälla i den digitala arbetsplatsen kan de inte bestämma, för de bestämmer inte över ledningen.
Räcker det inte att ta in en konsult?
Nej, oftast inte. En konsult kan inte utbilda alla, vara överallt och fixa allt. Vi vet, för vi har varit den konsulten. Nu har vi den här tjänsten att luta oss mot — utbildningar, koncept, gemenskap och nyhetsbevakning — och bygger vidare på den. Det kommer säkert en tid då ni behöver konsulthjälp, men inte för det grundläggande. Spara pengarna.
Vi är för små för ett Center of Excellence.
Ingen klarar det här helt själv, och ni kommer att behöva hjälp av någon. Men ni behöver inte vara ett stort team. Ni får stöd av oss, och kan bolla idéer och utmaningar med andra som sitter i samma situation.
Läs mer: Oengagerad ledningsgrupp och ingen budget – lägg bara ner
Vi har redan skrivit en governancepolicy.
Bra, då är det svåraste första steget taget. Frågan som avgör vad den är värd är enkel: vad händer när någon inte följer den? Är svaret att ingen märker det, är policyn ett dokument. Där står de flesta, och det är där vi börjar.
Vi har redan ett intranät.
Behåll det. Vårt innehåll kompletterar och fyller hål ni kanske inte visste att ni hade. Våra guider och koncept är kanske inte perfekta för just er, men de är framtagna för riktiga verksamheter och testade där.
Vad händer om vi bara kör på som vanligt?
Ni har samma läge som nu. Men bara nu. Det läggs till hela tiden och tas bort sällan, så avståndet mellan hur det ser ut och hur någon en gång tänkte att det skulle se ut växer av sig självt. Och den dagen personen som vet hur allt hänger ihop byter jobb märks det hur mycket som bara fanns i ett huvud.
Vad ni är som Center of Excellence
Ni blir ingen ny ledningsgrupp, och ni ska inte hålla alla i handen.
Ni sätter riktningen och takten för hela verksamheten. Sedan är det Modern Leaders som får ut besluten och ramarna till medarbetarna, där arbetet faktiskt sker. Ni behöver inte göra allt.
Ni blir de som vet vad som gäller och kan säga det. Som har namn i rutorna, en struktur någon faktiskt valt, och beslut som håller efter att den som drev dem gått vidare.
Och ni blir de som kan förklara det för verksamheten så att folk följer med. Den delen avgör oftast. Och där står en tjänsteägare nästan alltid ensam.
Modern Work kräver en governancegrupp
Det här går inte att göra ensam, och det är inte en brist hos dig. En digital arbetsplats som fungerar kräver att fyra funktioner sitter i samma rum:
- IT, för plattform, teknik och säkerhet
- HR, för roller, utbildning och digitalt välbefinnande
- Kommunikation, för interna kanaler och arbetssätt
- Juridik och compliance, för informationssäkerhet, GDPR och risk
Vi hjälper er att sätta vision och effektmål tillsammans, att bestämma vem som gör vad i gruppen, att bygga strukturer som resten av verksamheten förstår, och att driva förändringen utan att göra den till ett projekt med slutdatum.
Det här är inte ett projekt. Det är ett arbetssätt.
Alla har inte alla problem
Men det finns en hel del teman vi stöter på ofta. Vi har beskrivit dem i bloggen, och du känner kanske igen dig i något av dem.
CoE
Införandet blev klart – förvaltningen kom aldrig
Teamet finns. Men utan mandat, helhetsbild eller stöd från andra delar av verksamheten. Då blir förvaltning mest koordinering.
CoE
När alla pekar på IT
Problemet i vardagen Vi ska ha en modern, smidig IT-miljö. IT är såklart ansvarig för den. Men när…
CoE
Alla vill ha ”styr på dokumenthanteringen” – men det börjar aldrig där
Alla vill ha "styr på dokumenthanteringen" – men det börjar aldrig där. Ofta finns tekniken redan på plats,…
CoE
Från kaos till klarhet i Microsoft Teams
”Alla” har Teams idag. Men är vi så produktiva som vi skulle kunna vara? Det är många som…
CoE
”Det är viktigt att få ordning på den digitala arbetsplatsen, men vi hinner inte just nu”
Digital arbetsplats • Strategi & förändring Viktigt men sen. Låter det bekant? Många verksamheter säger att de inte…
CoE
Oengagerad ledningsgrupp och ingen budget? Lägg bara ner.
Problemet i vardagen Oengagerad ledningsgrupp och ingen budget? Lägg bara ner. Sagt med all kärlek. Den digitala arbetsplatsen…
Ta det här till ledningen
Beslutet ligger hos ledning eller ekonomi? Här är underlaget att ta uppåt.
2 500 kr per person och månad
599 kr per person och månad, Modern Leader
149 kr per person och månad, i den takt ni tar med dem
Det börjar nästan alltid smått och växer i vågor, och plattformen är byggd för det. Vill ni ta hela verksamheten på en gång går det lika bra.
Är ni redo att ta nästa steg?
Ni behöver inget färdigt CoE för att börja. De flesta börjar med en person, en fråga som skaver och ett beslut som aldrig blev fattat.
Er digitala mognadsresa börjar där ni står i dag, och vi finns med hela vägen.
Kom igång som CoEBörja gratis. Ni väljer takten och kan avsluta när ni vill.