“Alla” har Teams idag. Men är vi så produktiva som vi skulle kunna vara?
Det är många som går omkring med en liten knut i magen och en inre röst som säger “Det här borde vi kunna göra bättre, och var är den där diskussionen om den där grejen igen? Jag kommer inte ihåg…”
Vi vill inte hindra arbete så alla kan skapa Teams. Det gick sådär, men vi hoppas att folk kommer att lära sig. Snart. Kanske (troligtvis aldrig). Cyniskt? Men vi fattar. Vi har hört detta i så många kundsamtal, i så många förfrågningar, på så många ställen.
Problemet är inte att folk inte fattar teknik. Utan att vi saknar struktur, strategi och en tydlig vision och tanke om hur vi ska använda det här verktyget.
För governancegrupper som ansvarar för att leverera en stabil, compliant och effektiv digital arbetsplats – det här blogginlägget (och vårt kommande webinar) är för er.
Vi ska inte bara prata om vad som behöver göras. Vi kommer gå igenom de konkreta varför och hur som gör skillnaden mellan en Teams-miljö som fungerar och en som ger dig den där knuten i magen.
Problem 1: “Teams-explosionen” – Kopia av gamla SharePoint Sprawl
Du kanske känner igen det här:
- “Ska vi skapa ett nytt team för detta också?”
- Proliferation av Teams-sites som leder till förvirring och redundans
- Gamla team som ingen vågar städa bort (tänk om det fanns något viktigt där?)
- Den eviga frågan: “Vänta, vilket team var det vi skulle använda?”
Kommer du ihåg SharePoint Sprawl – det vi kallade när SharePoint sites växte på ett ohanterat sätt, vilket resulterade i ett trassel av sites utan tydliga ägare, föråldrat innehåll och katastrofala sökfunktioner. Nu ser vi samma mönster med Teams.
Grundorsaken: “Vi låter alla skapa teams så de inte blir blockerade. De lär sig säkert…”
Spoiler alert: De lär sig inte. Utan styrning skapar en stadig tillväxt av Teams, SharePoint sites och Microsoft 365-grupper informationshanteringsproblem.
Konkret hack
Ett enkelt hack som direkt skapar ordning – om ni lyckas göra så att alla Teams-ägare faktiskt ÄR informationsägare. Det kommer smalna av explosionen rejält.
Problem 2: “Att hitta saker är som att söka nål i höstack”
Du känner igen det här:
- “Jag VET att vi diskuterade det här för två veckor sedan…”
- Den där viktiga filen som finns i 7 olika versioner på 4 olika ställen
- Dubbletter av sites, flera versioner av dokument, föråldrade objekt, testdata – allt stoppar upp dina sökresultat
- Nya kollegor som frågar “Var börjar jag?” och du inte riktigt vet vad du ska svara
Grundorsaken: Vi tänkte inte igenom informationsflödet från början.
Resultatet: Smart folk som slösar tid på att leta istället för att skapa värde.
Konkret: Sökfunktionen
Detta är ett problem – men vi kan faktiskt förbättra situationen idag genom att lära oss att använda sökfunktionerna som är riktigt, riktigt bra:
Microsoft 365 startsidan (office.com):
- Använd filtersökningar: Klicka på “Filer” och filtrera på “Senast ändrade” eller “Delade med mig”
- Sök på filtyp: Skriv “filetype:pptx budget” för att bara hitta PowerPoints om budget
- Använd citationstecken: “projektplan Q2” hittar exakt den frasen istället för bara orden separat
- Sök inom en specifik site: Lägg till “site:era-teamnamn” i sökningen
I Microsoft Teams:
- Använd avancerad sökning (Ctrl+E): Filtrera på “från:”, “i:”, “ämne:” för att begränsa resultat
- Sök i specifika kanaler: “/files budget” visar alla filer med “budget” i den aktuella kanalen
- Använd @mentions för att hitta diskussioner: Sök på “@anna projektet” för att se när Anna taggades om projektet
- Sök på datum: “budget after:2024-01-01” för att bara se diskussioner efter årsskiftet
Problem 3: “Compliance by Head in the Sand”
Du känner igen det här:
- Compliance är ofta en eftertanke eftersom problemet känns för stort
- Kontrolera åtkomst, hantera behörigheter och upprätthålla regleringar har blivit allt svårare i detta spridda digitala landskap
- Juridik och IT pratar inte med varandra
- “Vi löser compliance-frågan när vi har tid” (spoiler: den tiden kommer aldrig)
Grundorsaken: Compliance är tråkigt och jurister var läskiga att prata med förr. Vi rundar dem istället för att bygga in det från början
Sanningen: Utan robusta styrningsverktyg och realtidsrapportering växer risken för compliance-överträdelser betydligt.
Målet: Compliance by Design där vi har mallar med policies, review-processer och allt inbyggt. Men för att komma dit behöver vi först jobba igenom strukturen och strategin. Sen jobbar vi oss sakta framåt och tuggar oss igenom elefanten – bit för bit.
Problem 4: “Vilda västern med namnstandard och medlemskap”
Du känner igen det här:
- Vem som helst skapar team med vilka namn som helst
- Ingen vet vem som är ansvarig för vilket team
- Svårighet att hitta filer: Användare kämpar för att hitta relevanta dokument på grund av inkonsekventa namnkonventioner
- Team utan ägare, team med 200 medlemmar där 3 personer är aktiva
Grundorsaken: Vi satte igång utan regler för namn, ägande och medlemskap
Resultatet: Kaos som växer exponentiellt.
Konkreta hack:
För att alla ska se vem som är medlem och ägare:
- I Teams: Klicka på teamnamnet → “Hantera team” → fliken “Medlemmar”. Här ser ALLA användare komplett lista över medlemmar och ägare (ingen hemlighetsmakeri)
- I SharePoint-sidan för teamet: Klicka på kugghjulet → “Site permissions” → “Advanced permissions settings” för fullständig översikt
För att byta namn och länk på befintliga teams:
- Teamnamn: Gå till teamet → tre prickar → “Redigera team” → ändra namn (påverkar också SharePoint-sitens titel)
- SharePoint-länk: I SharePoint-siten → Settings → “Site information” → “Site URL” (OBS: Ändrar länken för alla som bokmärkt den!)
För att skapa ordning i befintligt kaos:
- Namnstandarder: Använd SUFFIX, inte prefix! “Projektnamn – HR” istället för “HR – Projektnamn” (bättre för mobilupplevelsen)
- Beskrivningar: Aktivera krav på beskrivning vid teamskapande: Teams Admin Center → Teams policies → Team settings
- Team Request-kanal: Skapa en central kanal där alla nya teamförslag diskuteras först – ofta visar det sig att passande team redan finns
Pro-tip: Suffix-format fungerar bättre på mobilen där teamnamn trunkeras. “Rekrytering Q1 – HR” blir “Rekrytering Q1…” istället för bara “HR…”
Excel-mallen “Teams Structure Planning”
Ladda ner direkt här: LÄNK TILL EXCEL-MALL
En praktisk planeringsmall som hjälper er strukturera upp:
- Teams-inventering: Lista era befintliga teams med namn, ägare och syfte
- Strukturplanering: Mappa vilka teams ni verkligen behöver
- Innehållsöversikt: Vad ska finnas var, och vem ansvarar för vad
- Mallbibliotek: Standardiserade strukturer för olika typer av teams
- Ägarskapsmatrix: Tydlig fördelning av ansvar och roller
Denna mall hjälper er att få ordning på kaoset genom att tvinga er att tänka igenom vad ni faktiskt behöver – innan ni skapar det.
Maturity Model for Microsoft 365 (fokus: Collaboration Competency)
Maturity Model for Microsoft 365 är en open source-modell som koncentrerar sig på att definiera affärskompetenser som resonerar med Microsoft 365 men stödjer verkliga affärsaktiviteter. Modellen är utvecklad för att hjälpa organisationer att förstå var de befinner sig och vad “bättre” innebär, med fokus på affärsbehov snarare än tekniska funktioner.
Collaboration Competency beskriver hur organisationer kan använda Microsoft 365-plattformen för samarbete på fem mognadsnivåer:
- Nivå 100 – Initial: “Samarbete är dokumentbaserat – ett sätt att dela dokument vi arbetar med”
- Nivå 200 – Managed: Strukturer och innehållsregler börjar definieras baserat på specifika mål
- Nivå 300 – Defined: “Samarbetsprocessen är väldefinierad och överenskommen som en standardaffärsprocess”
- Nivå 400 – Predictable: Teams kan bestämma sin egen samarbetsstil inom definierade policys
- Nivå 500 – Optimizing: Kontinuerlig förbättring och optimering av samarbetsprocesser
