Problemet
Vi har köpt in en massa saker som verkar göra typ samma sak. Vi har för många system. Tar vi bort tre och sänker kostnaderna så får vi samtidigt springa gatlopp till kaffemaskinen. Vi lever i både gamla och nya världen. Det finns verktyg för allt, överallt. Att rensa i systemfloran är ekonomiskt smart och alla håller med – de vill ha färre verktyg och system. Men ge inte fan i att ta bort deras.Varför är det svårt?
Besluten är ofta känslomässiga – även när vi köper system. När marknaden exploderade med nischade verktyg “slets företagskortet upp”. Konsekvenserna av systemägarskap hamnade i skymundan: backup, kryptering, lagring i tredje land, leverantörens stabilitet. Arbetet blev enklare – men riskerna ökade. Kalkylen är klurig: ett svindyrt verktyg kan vara värt pengarna om det driver försäljning. Ett billigt hemmahack kan också vara värt det om det löser ett akut behov. Men helheten blir skör.Standardplattform eller best-of-breed?
Det finns två linjer: samla på en standardplattform och leva med vissa kompromisser – eller välja “bästa verktyget” varje gång och hantera integrations- och förvaltningskostnaderna. I praktiken blir svaret ofta en kombination.Principer att hålla
- Standardisera i stödprocesser. Lägg special och “weird” i kärnprocesserna där ni skapar värde. Vid neddragningar vinner intranätet aldrig, så bygg inte affärskritik där.
- Var tydliga med systemägarrollen. Har någon köpt in ett verktyg som IT inte tar emot – då ligger ansvaret kvar där, inklusive efterlevnad mot lagar och ramverk.
- Fördela kostnader rättvist. Kräver en avdelning sitt eget verktyg? Då bär de kostnaden – även för säkerhet, förvaltning, integrationer och support.
Vägar framåt – översiktlig lösning
- Systemägarroll på plats: Klargör ägarskap tills en korrekt överlämning är gjord.
- Rättvis kostnadsfördelning: Betala där nyttan uppstår – och budgetera för förvaltning.
- Portföljöversikt: Kartlägg överlapp, utse “go-to”-lösningar och definiera avvecklingsregler.
- Governance före städning: Sätt principer och ordning först – ta bort/ersätt/förhandla i rätt ordning.
Om du inte gör något
- Dubbelkostnader och svåra licensförhandlingar.
- Ökad risk: bristande backup, kryptering och efterlevnad.
- Stökig vardag med parallella processer och frustrerade medarbetare.
- Teknisk skuld som bromsar AI- och automationsinitiativ.
När grunden sitter
Portföljen är sanerad och beslutad: färre verktyg, tydliga “go-to”-val och rättvis kostnadsfördelning. Undantag är tidsatta och motiverade. Förhandlingar blir enklare – och vardagen lugnare.
Detta inlägg ingår i serien Vanliga misstag i den digitala arbetsplatsen.
