Ni betalar för Microsoft 365-licenser som ingen valt medvetet. Någon satte upp det en gång när ni var tjugo personer, och sedan har det bara vuxit. Nu är ni sjuttio, hundra, kanske tvåhundrafemtio, och ingen har öppnat frågan sedan dess.
Det är inget konstigt med det. Så ser det ut hos nästan alla vi träffar. Men det finns ett tak i den licensfamilj ni troligen sitter i, och de flesta upptäcker det först den dagen de inte kan lägga till en person till.
Klippan heter 300
Microsoft 365 Business Basic, Business Standard och Business Premium är byggda för organisationer med upp till 300 användare. Det låter som gott om utrymme, ända tills man läser nästa mening: taket gäller de tre planerna tillsammans, per tenant. Inte 300 av varje.
Microsofts egen formulering är rakare än licensdokument brukar vara:
“Organisationer får bara provisionera upp till 300 platser totalt över hela vår Business-familj av planer (Business Basic, Business Standard, Business Premium). Om en organisation exempelvis har 250 platser Business Premium får den provisionera ytterligare 50 platser totalt i Business-familjen.”
Har ni 250 Business Premium har ni alltså 50 kvar. Inte 50 Standard och 50 Basic. Femtio.
Var noggrann med den här, för det cirkulerar ett vanligt och felaktigt svar om att taket skulle gälla per plan. Det ligger till och med som accepterat svar i Microsofts eget frågeforum. Det stämmer inte med produktfaktabladet, och det är faktabladet som gäller när fakturan kommer.
Det de flesta inte vet: ni behöver inte flytta alla
Här kommer den goda nyheten, och den är oftast värd riktiga pengar.
När ett bolag växer förbi 300 tror de flesta att alternativet är att flytta hela organisationen till Microsoft 365 E3 eller E5 på en gång. Det är dyrt, det tar tid, och det är sällan nödvändigt.
Blandad licensiering i samma tenant är tillåtet, stött och vanligt. 300 användare på Business Premium och 50 på E3 i samma tenant är en fullt giltig uppsättning. Enterprise-planerna E3 och E5 har inget platstak alls, så det är dit tillväxten går. Business-familjen behåller ni för dem som inte behöver mer.
Var vaken på en sak: funktionerna följer licensen, inte tenanten. En användare på Business Premium får inte E5-funktioner för att kollegan bredvid har E5.
Rätt licens per roll, inte per person
Sluta tänka i en matris. Börja i vilka sorters arbete som faktiskt utförs hos er. I praktiken är de tre eller fyra.
Den som jobbar i drift, i butik eller ute i fält ska sällan ha en full kontorslicens. F-serien är byggd för det. F1 och F3 kör Microsoft 365 i webbläsaren och i mobilen, inte som installerade skrivbordsprogram, och mobilappen är dessutom begränsad till skärmar under 10,9 tum.
Skillnaden mellan de två är den som brukar bita: F3 kan redigera dokument i webb och mobil, F1 kan bara läsa. F3 har mail och Power Platform, F1 har inte det. En F1-användare kan fylla i ett formulär men inte skapa ett. Ingen av dem har personlig SharePoint-webbplats, och båda har 2 GB OneDrive.
Väljer ni F1 till någon som ska producera text går det fel, och det märks först när personen sitter fast.
Den som arbetar i dokument hela dagarna hör hemma på kontorslicensen. Business Standard eller E3 beroende på hur stora ni är, och Business Premium när ni vill ha säkerhets- och enhetshanteringslagret med Defender for Business ovanpå.
Specialistrollerna är de enda som normalt behöver mer. Informationshantering, juridik, säkerhet, regelefterlevnad. Det är där Purview och de avancerade Defender-funktionerna gör verklig nytta. Köp dit dem, inte till alla.
AI-satsningen är sin egen fråga, och den har blivit två frågor sedan i våras. Mer om det strax.
Två fällor som kostar riktiga pengar
Den första: tillägget för regelefterlevnad kräver en grund ni kanske inte har. Microsofts Purview-svit, som tidigare hette Microsoft 365 E5 Compliance, är ett tilläggsköp med ett förkrav. Det kräver Microsoft 365 E3, eller Office 365 E3 tillsammans med EMS E3. Business Standard och Business Premium duger inte som grund. Ett bolag som köpt Business Premium för säkerhetens skull och sedan vill lägga till avancerad regelefterlevnad upptäcker att grunden måste bytas först. Det är precis den sortens sak ingen berättar förrän det är dags att betala.
Den andra: Defender blandar inte. Defender for Business, som ingår i Business Premium, stöder inte blandad licensiering. Har ni 80 användare på Business Premium och lägger till 30 licenser med Defender for Endpoint Plan 2, får alla 80 ändå Defender for Business-upplevelsen. För att byta måste samtliga användare licensieras för Plan 2, och ni måste kontakta Microsofts support för att få omställningen gjord. Det är alltså inte ett läge man glider in i gradvis.
Och så det som är nytt sedan i våras
Microsoft 365 E7, kallad Frontier Suite, blev allmänt tillgänglig den 1 maj 2026. Den är E5 plus Microsoft Copilot, plus Microsoft Entra Suite, plus Agent 365, i en enda licens. E7 är en strikt utökning av E5. Den lägger till, den tar aldrig bort.
Copilot finns numera i två former, och de är värda att hålla isär. Microsoft Copilot Business är tillägget för er som sitter på Business-planerna, och det har samma tak som familjen: 300 platser per tenant. Microsoft Copilot är tillägget som går att lägga på i stort sett vad som helst, inklusive E3, E5, F1 och F3, och det ingår redan i E7.
Ett krav gäller båda. Användarens primära brevlåda måste ligga i Exchange Online. Ligger den kvar lokalt eller i en hybriduppsättning fungerar inte grundningen mot användarens eget material, och då blir Copilot en chatt utan tillgång till er verksamhet.
Ett steg att ta i morgon
Ingen upphandling. Öppna administrationscentret, gå till Licenser, och räkna ihop Business Basic, Business Standard och Business Premium till en enda siffra.
Ligger den under 250 har ni tid. Ligger den över 250 har ni en planeringsfråga, inte en kris, och den goda nyheten står redan ovan: ni behöver inte flytta alla.
Vill ni lägga rollerna mot licenserna en gång ordentligt, är det precis en sådan sak vi gör tillsammans med er.
Faktakontroll
Kontrollerat mot Microsoft Learn i augusti 2026. Microsoft ändrar plannamn och paketeringar regelbundet, så datumet står här av hederlighet, inte som brasklapp.
| Påstående | Källa |
|---|---|
| Business-familjens tak är 300 platser per tenant, totalt över Basic, Standard och Premium | Microsoft 365 Business Premium FAQ |
| Enterprise-planerna E3 och E5 har inget platstak | Microsoft Q&A, accepterat svar |
| Blandad licensiering i samma tenant är stött och vanlig | Microsoft Q&A, accepterat svar |
| F-planerna saknar skrivbordsprogram; mobil begränsad till skärmar under 10,9 tum | Changing from a Microsoft 365 E plan to a Microsoft 365 F plan |
| F3 har full redigering i webb och mobil, F1 har endast läsning | samma |
| F3 har mail och Power Platform, F1 saknar det; F1 kan fylla i men inte skapa formulär | Get started with Microsoft 365 for frontline workers |
| Purview-sviten, tidigare E5 Compliance, kräver Microsoft 365 E3 eller Office 365 E3 med EMS E3 | Microsoft 365 Compliance Licensing Comparison, via Microsoft Q&A |
| Defender for Business stöder inte blandad licensiering | Microsoft 365 Business Premium security FAQ |
| Microsoft 365 E7 blev allmänt tillgänglig 1 maj 2026 och är E5 med Copilot, Entra Suite och Agent 365 | Prepare for Microsoft Copilot by comparing E3, E5, and E7 license features |
| Copilot Business har 300 platser per tenant; Microsoft Copilot går på E3, E5, E7, F1 och F3 och ingår i E7 | Microsoft Copilot Business FAQ · License options for Microsoft Copilot |
| Copilot kräver primär brevlåda i Exchange Online | Minimum requirements to deploy Microsoft Copilot |
Inga priser i texten. Priser varierar per marknad, avtal och återförsäljare, och en felaktig prisuppgift gör hela artikeln otrovärdig.
Har du inget konto hos oss än?
CruiseCTRL365 är gratis att gå med i. Du får kurerade M365-kurser, kunskapsbasen och gemenskapen utan kostnad och utan kort. Skapa ditt konto — det tar ett klick, du loggar in med Microsoft eller Google.
