Jag har suttit i det där mötet fler gånger än jag kan räkna. Licenserna är köpta. Kursen är bokad. Ledningen har nickat. Ett halvår senare är ingenting mätbart bättre, och någon i rummet säger det tyst: det är nog vi som är dåliga på det här.
Ni är inte dåliga på det. Och ni är inte ensamma – båten är ganska full, och några av oss ror åt fel håll.
Det var inget fel på utbildningen
Låt oss ta bort den misstanken direkt, för den brukar ligga och skava. Medarbetare i dag är tekniskt vana på ett sätt de inte var för tio år sedan. De streamar, delar bilder, bokar allt i appar och byter telefon utan hjälp. Konsument-IT har gjort jobbet åt oss. Att lära sig Teams är inte det svåra.
De gick kursen. De kan verktyget. Där tar det inte stopp.
Det som faktiskt hände
Ni hade inte krattat för det nya arbetssättet. Och gruppen blev blandad.
Kursen var frivillig, eller hade ingen deadline. Ungefär halva avdelningen gick den och började kommunicera i Teams. Andra halvan fortsatte maila, för ingenting sa åt dem att sluta.
Och det räcker med att en enda person står utanför för att alla ska falla tillbaka. Ska fem personer nås och en av dem bara läser mail, då går mailet ut. Kommunikation lägger sig alltid på den lägsta gemensamma nämnaren, varje gång, utan att någon bestämmer det.
Ovanpå det finns ingen regel som säger att vi ska sluta maila internt, och ingen struktur för vilka team som ska finnas eller vad kanalerna ska heta.
Ni bytte inte ut mailen. Ni la Teams ovanpå den.
Nu finns fyra vägar att skicka samma fråga i stället för en, och svaret på var något ligger beror på vem du frågar. Ni har inte fått färre sätt att arbeta, ni har fått fler. Det är därför vinsten uteblir, och det är därför det känns som att det bara läggs på och läggs på.
Gör om det, en arbetsgrupp i taget
Det här tipset bjuder jag på, för det kostar ingenting att prova och det är där de flesta borde börja.
Försök inte ändra hela organisationen över en natt. Det går inte, och varje försök jag sett har runnit ut i sanden. Men en avdelning går. Ett projekt går. Inom den gränsen kan ni faktiskt få med alla, och då finns ingen kvar utanför som drar tillbaka de andra till mailen.
Det kräver ingen plattformsförändring och ingen ny licens. Det kräver att chefen säger en enda sak, ungefär så här:
Från och med på måndag skickar ingen av oss mail till någon annan internt på avdelningen. Vi använder Team X, och kanalerna 1, 2 och 3 för den här typen av kommunikation.
Ett datum, en gräns, tre namngivna kanaler. Det är hela beslutet. Och det är den meningen som saknades i alla utrullningar jag varit inne och städat efter.
Sedan ska det hålla över tid
En avdelning som lyckas är ett bevis, inte en organisation. När det ska gälla brett behöver tre beslut finnas nedskrivna: var saker ska ligga, vad som ska upphöra och vem som äger frågan när den spricker vid nästa förändring.
Er verksamhet heter inte samma sak som någon annans. Ni har andra avdelningar, andra mandat, andra processer, och ett regelverk som fungerar hos en myndighet fungerar inte hos ett konsultbolag. Det måste anpassas till er.
Men ni ska inte börja på ett tomt papper, för det är där folk fastnar. Mallarna för lagringsstrategi, husregler och uppsättning av en CoE-grupp ingår i medlemskapet. Ni utgår från dem och anpassar dem till hur ni faktiskt är organiserade.
Börja med en avdelning på måndag. Resten bygger ni när ni har sett att det fungerar.
Se vad som ingår i medlemskapet
Har du inget konto hos oss än?
CruiseCTRL365 är gratis att gå med i. Du får kurerade M365-kurser, kunskapsbasen och gemenskapen utan kostnad och utan kort. Skapa ditt konto — det tar ett klick, du loggar in med Microsoft eller Google.
