Maturity Model for
Microsoft 365
Internationell standard för att mäta och jobba med digital mognad i hela verksamheten.
Vad är modellen till för?
Att lyckas med digital transformation handlar det inte bara om att implementera teknik utan även om att skapa strukturer, processer, involvera flera avdelningar än IT och skapa ett arbetssätt som stöder verksamhetens behov.
En mogen digital arbetsplats:
Är säker och följer regler. Är effektiv och transparent. Underlättar samarbete och kommunikation. Ger stöd för innovation och förändring. Har en hållbar förvaltningsmodell som stöttar verksamheten.
Utan en tydlig metod riskerar man att tekniken inte används fullt ut, att verksamheten blir ineffektiv på grund av otydliga processer och mål eller att organisationen halkar efter.
Nivåer
Med nivåuppdelningen kan du definiera hur digitalt mogna din verksamhet är. Olika delar av din verksamhet kan mycket väl vara på olika platser, det är normalt. Exempel är att Marknad kan vara bättre på nya verktyg och Ekonomi är bättre på dokumenthantering. Det är mer regel än undantag.
Initial
Verktyg används sporadiskt utan tydliga processer eller mål. Miljön är ad hoc, reaktiv, okontrollerad, kaotisk, instabil, inte designad.
Hanterad
Verktyg och processer används konsekvent, men det finns fortfarande luckor i optimeringen. Vi arbetar rutinerat, har massa legacy, brandsläckning, varierande, personberoende.
Definierad
Verksamheten har tydliga riktlinjer och strukturer för användningen av Microsoft 365. Vi har en digital arbetsplats som är dokumenterad, policydriven, planerad, kontrollerad, stabil.
Förutsägbar
Processer är analyserade och optimerade med hjälp av data och rapporter. Miljön är produktiv, interaktiv, responsiv, förbättrad, effektiv, anpassningsbar, hög kvalitet.
Optimerad
En helt integrerad och strategisk användning som stödjer innovation och kontinuerlig förbättring. Vår digitala arbetsplats är optimal, systematisk, statistisk, förbättringsfokuserad, automatiserad, proaktiv.
Kompetenser
Det finns många olika kompetenser inom modellen som har olika fokus:
Affärsprocesskompetens
Det här området omfattar hur organisationer hanterar och automatiserar repetitiva arbetsuppgifter. Det lägger tonvikten på att strukturera dessa uppgifter med affärsregler och teknologi för att öka effektiviteten och standardiseringen. Kompetensområdet inkluderar analys av ostrukturerade och strukturerade data, arbetsflöden, användarsäkerhet, rapportering, spårning, processmodellering och optimering.
Kognitiv affärsprocess (AI)
Detta område fokuserar på tillämpning av artificiell intelligens och maskininlärning för att förbättra och automatisera affärsprocesser.
Samarbetskompetens
Hur organisationen möjliggör och stödjer samarbete mellan medarbetare, team och avdelningar genom digitala verktyg och arbetssätt.
Kommunikationskompetens
Organisationens förmåga att dela information, nyheter och uppdateringar effektivt genom hela verksamheten.
Anpassnings- och utvecklingskompetens
Förmågan att anpassa och utveckla digitala lösningar efter verksamhetens specifika behov.
Medarbetarens upplevelse
Fokuserar på hur väl de digitala verktygen stödjer medarbetarnas dagliga arbete och välbefinnande.
Styrning och efterlevnadskompetens
Säkerställer att organisationen följer regler, policies och bästa praxis i sin digitala miljö.
Infrastrukturkompetens
Den tekniska grunden som möjliggör en stabil och säker digital arbetsplats.
Processen
Quick Assessement
Ta reda på var ni står och vart ni vill vara om 12 månader med mätbara verktyg.
Ta beslut om intern roadmap
Låter självklart men beslutet ska tas av de som har mandat att ta dem och dessutom att följa upp på det.
Sätt rätt person på rätt plats
Vi behöver samarbeta genom hela verksamheten och ingen får ställa sig vid sidan eller vägra samarbeta. De flesta behöver höja kompetensen för att kunna ta sitt ansvar.
Inför kontinuerlig utbildning
Alla behöver utbildas löpande. Förändringen går för fort för att inte ha detta på plats. Rollbaserade utbildningar, där ledningen behöver andra saker än chefer än medarbetare.
Utvärdera, justera, förbättra
Med modellen kan ni löpande följa upp insatserna och se om ni är på rätt väg och justera ifall verksamhetens prioriteringar har förändrats.
