Vad är Maturity Model for Microsoft 365?
Internationell standard för att mäta och jobba med digital mognad i hela verksamheten.
Vad är modellen till för?
Att lyckas med digital transformation handlar det inte bara om att implementera teknik utan även om att skapa strukturer, processer, involvera flera avdelningar än IT och skapa ett arbetssätt som stöder verksamhetens behov.
En mogen digital arbetsplats:
Är säker och följer regler.
Är effektiv och transparent.
Underlättar samarbete och kommunikation.
Ger stöd för innovation och förändring.
Har en hållbar förvaltningsmodell som stöttar verksamheten.
Utan en tydlig metod riskerar man att tekniken inte används fullt ut, att verksamheten blir ineffektiv på grund av otydliga processer och mål eller att organisationen halkar efter.
Vad består modellen av?
Maturity Model for Microsoft 365 är en omfattande modell som beskriver hur verksamheter kan utvecklas i sitt användande av Microsoft 365, från grundläggande funktionalitet till en helt integrerad och strategisk användning. Modellen är utformad för att vara flexibel och kan anpassas till olika verksamheters behov.
Den består av flera kompetenser och fem mognadsnivåer.
Nivåer
Med nivåuppdelningen kan du definiera hur digitalt mogna din verksamhet är.
Olika delar av din verksamhet kan mycket väl vara på olika platser, det är normalt. Exempelvis Marknad kan vara bättre på nya verktyg och Ekonomi är bättre på dokumenthantering. Det är mer regel än undantag.
Kompetenser
Det finns många olika kompetenser inom modellen som har olika fokus. Alla verksamheter kommer inte att prioritera dem lika, och det är också mer regel än undantag.
Många kompetenser hänger ihop och detta kommer hjälpa dig att förstå hur du ska involvera olika delar av verksamheten.
100
Initial
Verktyg används sporadiskt utan tydliga processer eller mål.
Miljön är ad hoc, reaktiv, okontrollerad, kaotisk, instabil, inte designad.
200
Hanterad
Verktyg och processer används konsekvent, men det finns fortfarande luckor i optimeringen.
Vi arbetar rutinerat, har massa legacy, brandsläckning, varierande, personberoende.
300
Definierad
Verksamheten har tydliga riktlinjer och strukturer för användningen av Microsoft 365.
Vi har en digital arbetsplats som är dokumenterad, policydriven, planerad, kontrollerad, stabil.
400
Förutsägbar
Processer är analyserade och optimerade med hjälp av data och rapporter.
Miljön är produktiv, interaktiv, responsiv, förbättrad, effektiv, anpassningsbar, hög kvalitet.
500
Optimerad
En helt integrerad och strategisk användning som stödjer innovation och kontinuerlig förbättring.
Vår digitala arbetsplats är optimal, systematisk, statistisk, förbättringsfokuserad, automatiserat, proaktiv.
Affärsprocesskompetens
Det här området omfattar hur organisationer hanterar och automatiserar repetitiva arbetsuppgifter. Det lägger tonvikten på att strukturera dessa uppgifter med affärsregler och teknologi för att öka effektiviteten och standardiseringen. Kompetensområdet inkluderar analys av ostrukturerade och strukturerade data, arbetsflöden, användarsäkerhet, rapportering, spårning, processmodellering och optimering.
Kognitiv affärsprocess & AI kompetens
Det här området fokuserar på att integrera kognitiva datortjänster i organisationers verksamhet. Detta innefattar användningen av artificiell intelligens (AI) och maskininlärning för att förbättra beslutsfattande och operativa aktiviteter. Affärsprocesser optimeras genom att simulera mänsklig kognition inom analysering, bedömning och beslutsfattande.
Samarbetskompetens
Fokuserar på hur organisationer använder plattformens verktyg för att samarbeta effektivt, dokumenthantering, möten, uppgifter och kommunikation.
Kommunikationskompetens
Det här handlar om hur organisationer använder verktyg för att effektivt sprida information inom och utanför deras gränser. Den betonar skapande, godkännande och distribution av innehåll och syftar till att förbättra kommunikationen genom att anpassa meddelanden till rätt publik med rätt verktyg.
Anpassnings- och utvecklingskompetens
Hur organisationer hanterar och styr anpassningar och utveckling inom plattformen. Den täcker hantering av olika utvecklingsmetoder, från ingen kod (No Code) till professionell kodutveckling (Pro Code), och betonar vikten av att effektivt blanda dessa metoder.
Styrning och efterlevnadskompetens
Kompetensområdet handlar om hur organisationer hanterar risker och följer gällande lagar och regleringar. Detta inkluderar att skapa och upprätthålla policyer, operativa processer och tekniska kontroller för att skydda data i Microsoft 365.
Innehållshanteringskompetens
Området fokuserar på effektiv hantering av olika digitala innehållstyper, inklusive dokument, e-post och media. Denna modell betonar vikten av hela innehållslivscykeln, från skapande till lagring och slutligen borttagning.
Infrastrukturskompetens
Hur organisationer hanterar infrastrukturella aspekter i molnet. Det inkluderar uppgifter som traditionellt utförs av IT-proffs eller administratörer, som upprättande och konfiguration av en Microsoft 365-instans, introduktion av ny funktionalitet och liknande situationer.
Människor och gemenskaper kompetens
Kompetensområdet fokuserar på att se till att människor har tillgång till nödvändig information, kan upptäcka värdefulla konversationer, ställa frågor, dela kunskap och involvera experter. Det handlar även om individuella och gruppbaserade färdigheter, profiler och insikter om kollegor för att möjliggöra effektivt teamarbete och kollektiva aktiviteter. Detta omfattar gemenskaper av intresse, organisationskultur och arbete inom gemensamma värderingar.
Personal och utbildningskompetens
Det här området handlar om att stärka organisationens förmåga att använda och underhålla systemet. Modellen tar hänsyn till vem som ska upprätthålla systemet och hur de ska engagera verksamheten samt att skapa förmåga hos slutanvändarna.
Sökkompetens
Fokuserar på hur organisationer effektivt kan använda sökfunktioner för att hitta relevant och auktoritativ information. Detta omfattar utvecklingen från grundläggande sökfunktioner till avancerade, AI-drivna sökmöjligheter.
Processen
Quick Assessement
Ta reda på var ni står och vart ni vill vara om 12 månader med mätbara verktyg.
Ta beslut om intern roadmap
Låter självklart men beslutet ska tas av de som har mandat att ta dem och dessutom att följa upp på det.
Sätt rätt person på rätt plats
Vi behöver samarbeta genom hela verksamheten och ingen får ställa sig vid sidan eller vägra samarbeta. De flesta behöver höja kompetensen för att kunna ta sitt ansvar.
Inför kontinuerlig utbildning
Alla behöver utbildas löpande. Förändringen går för fort för att inte ha detta på plats. Rollbaserade utbildningar, där ledningen behöver andra saker än chefer än medarbetare.
Utvärdera, justera, förbättra
Med modellen kan ni löpande följa upp insatserna och se om ni är på rätt väg och justera ifall verksamhetens prioriteringar har förändrats.
Snabb genomgång av
modellen på svenska
Intresserad av att fördjupa dig?
Lär dig mer
Dokumentation
Dokumentationen är öppen och tillgänglig för alla. Det är den del av Sharing is Caring där experter samarbetar och delar med sig.
Community
Webinars
Varje månad är det publika webinars där vem som helst får vara med och delta. Du kan ställa frågor till experterna direkt.
