Alla vill ha "styr på dokumenthanteringen"
– men det börjar aldrig där
”Vi måste få ordning på vår dokumenthantering.”
”Vi behöver modernisera vårt arbetssätt.”
”Folk använder Teams hur som helst.”
”Vi har 900 Teams men bara 127 medarbetare.”
Låter det bekant?
Det här är typiska startpunkter när jag kliver in i en organisation. Ofta finns tekniken redan där – Microsoft 365 är utrullat, men används på 248 olika sätt. Inget fungerar riktigt konsekvent. Och det är inte för att folk är motsträviga. Det är för att ingen visat dem hur det ska hänga ihop.
Men om problemet inte är dokument, vad är det då?
Rörig dokumenthantering är symptom på större problem.
Kan vara flera saker, som avsaknad av struktur, föråldrad struktur, ingen tydlig lagringspolicy, avsaknad av utbildning, dålig kommunikation mellan verksamheten och de som är ansvariga för strukturen…
Vi har hjälpt många organisationer att få ihop det
Vi jobbar inte med “implementationer” eller “adoption” som separata spår. Vi jobbar med att skapa en digital arbetsplats som faktiskt fungerar – i vardagen. Det handlar om att:
- Skapa gemensamma spelregler
- Rensa upp i Teams
- Se till att dokument sparas rätt
- Höja kompetensen där den behövs
- Och bygga en kultur där det är självklart hur vi samarbetar digitalt
Hur gör man för att styra upp det?
Har ni en lagringsstrategi? En lagringspolicy? Vi kan inte leda verksamheten mot ett mål som vi själva inte vet vad det är. Detta är ett jobb för governancegruppen. Har ni ingen governancegrupp? Då är det ett jobb för ledningen att tillsätta en governancegrupp och ge dem uppgiften att styra upp den digitala arbetsplatsen.
Ingen välordnat system har vuxit fram organiskt eller som en gräsrotsrörelse.
Men vi säger att ni har lagringsstrategi och policy. Vad gör vi då?
Första vågen är alltid verksamheten
Vi börjar med en första våg av ledare – en testgrupp som får prova nya sätt att arbeta i Microsoft 365. Och det fina är: om tekniken inte är helt på plats än, så blir den första vågen en guldgruva. Vi ser direkt vad som faktiskt behövs – och kan hjälpa IT att bygga en intern tjänsteleverans som är precis lagom. Inte för mycket. Inte för lite.
Det här är inte en utrullning. Det är en kulturförändring.
Och det går att börja nu.
Vi börjar med en nulägesbild. Enkät + intervjuer. Sen tar vi tag i vad vi hittar. Små steg – med tydlig riktning. Exakt vad vi stoppar in vår metod det är annorlunda från verksamhet till verksamhet men det gemensamma är att det taktar mellan IT och verksamheten, det är involverande, kräver eftertänksamhet och justering på båda sidor.
För kunder i CruiseCTRL365
Vår metod bygger ihop teknik med människor och förändringsledning i alla led för att få ihop det.
Stötta ledningsgruppen
Vi erbjuder workshops och 1-1 coachning så att ledningsgruppen kan ta ett samlat och informerat beslut och förstå vad det är som behövs göras och vilka som ska göra det.
Stötta Governancegruppen
Med färdiga mallar, workshops, enkäter och vår väl utbyggda kunskapsbank kommer er governancegrupp att få stöd att i en ansvarsfull takt kunna driva förändringen utan att stressa sönder varken sig själva eller medarbetarna.
Stötta ledare
I det digitala ledarskapsprogrammet stöttar vi ledare med att lära sig tekniken och hur de tillsammans skapar sin digitala arbetsplatskultur.
Stötta medarbetare
Vår väl utbyggda utbildningsplattform, kunskapsbank och det digitala gymmet stöttar vi era medarbetare så att de känner sig trygga och vågar utvecklas.
🎯 Vill du veta var din organisation står just nu? Ta ett gratis självskattningstest för digital mognad och boka en gratis strategisession. Du kommer att få konkreta insikter direkt.
